一家贸易厂用进销存工业版把客户对账理顺了

贸易厂和客户对账靠Excel凑单，一笔笔对不清，用进销存工业版自动生成对账单，客户确认快不扯皮。

贸易厂和客户对账靠Excel凑单，出货退货一笔笔对不清，经常扯皮。易特进销存工业版按客户自动汇总出货和退货记录，一键生成对账单，客户确认快不扯皮，回款也快了。

一、对账靠Excel凑，一笔笔对不清

东莞一家25人的贸易加工型公司，老板姓丁。他做五金配件贸易，下游有二三十个客户，每个月要和客户对账：这个月给你发了多少货、退了多少、该收多少钱。以前对账方式是财务在Excel里把出货单一笔笔列出来，发给客户，客户在他们自己系统里对，对完再回传。一来一回要一周多，中间经常发现对不上。

丁老板说，对不上的原因很多：客户说有一批退了但你没记，或者出货单客户没签收，或者价格有出入。一笔笔查来查去，财务每个月花好几天对账。对不完客户不确认就不付款，回款慢。对账这个事看起来简单，实际很耗人。

二、系统怎么自动对账

丁老板用易特进销存工业版后，对账不用Excel凑了。所有出货单和退货单都在系统里，系统按客户自动汇总某个时间段内的出货数量、退货数量、单价、金额。一键生成对账单，PDF格式直接发给客户。客户在自己系统里核对，如果有问题在对账单上标注，财务在系统里处理。

因为所有单据都在系统里，出货单有签收记录，退货有退货单，价格在系统里就定好了，对账时不会有出入。客户确认对账单后直接走收款流程。丁老板说，对账时间从一周缩短到两天，客户确认快了，回款也快了。以前月底才开始对账，现在随时可以出对账单，客户随对随付。

三、对账准不准，看单据全不全

系统对账准不准，取决于出货退货单据全不全。如果出货没录系统、退货没录，对账单就缺项，客户一对就发现不对。所以关键是日常单据要及时录：出货就录出库单、退货就录退货单，不要月底集中录。日常录全了，月底对账自动生成不用凑。

还有一个建议：出货要客户签收。出库单有签收记录，客户才赖不掉。丁老板以前出货单客户签收不规范，对账单客户说这批货没收到，他拿不出签收凭证。现在出库单都有签收记录，对账时客户没话说。

四、客户对账，小厂要注意什么

对账要顺，关键是日常单据规范。我的建议是：第一，出货退货当天录系统，不要攒着；第二，出库单必须有客户签收，留存凭证；第三，价格在系统里定好，不要口头改价；第四，定期出对账单，不要攒到月底一次对。

还有一个提醒：对账单格式客户要看的习惯。丁老板刚开始系统生成的对账单格式和客户要求的不一样，他找易特软件调整了一下格式，客户看着习惯了确认就快。工具再好，客户不习惯格式也不行，这个细节要调。

贸易厂用进销存工业版把批次追溯做起来了，这篇丁老板当时也参考了。单据全了追溯和对账都顺了。

总结

贸易厂和客户对账靠Excel凑单，一笔笔对不清经常扯皮，回款慢。易特进销存工业版按客户自动汇总出货退货，一键生成对账单，客户确认快。小厂要出货退货当天录、出库单有签收、价格系统定好、定期对账。对账从一周缩到两天，回款也快了。工具是次要的，日常单据规范才是关键。

常见问题

问1：对账单怎么生成？

选客户和时间段，系统自动汇总这个时间段内的所有出货单和退货单，按日期列出来数量单价金额，一键生成PDF对账单。不用手工在Excel里凑。

问2：对账为什么经常对不上？

出货退货没录全、出库单没签收、价格口头改了。日常单据规范了，对账自然对得上。系统只是把已有的数据汇总，数据不全对账单也不准。

问3：客户不确认对账单怎么办？

对账单有出货签收记录，客户没理由不确认。如果有争议系统里查单据一笔笔对，比翻Excel快多了。有凭证在手客户一般不会赖。