怎样开始应用进销存管理软件?
   
        

 许多企业从领导层开始,就已经认识到实现企业管理信息化的必要性和重要性。但是,仅有想法是不够的,企业必须在观念上、人员配备上、管理制度上去适应,并彻底抛弃用手工操作的思维使用管理软件。

一、怎样开始应用进销存软件

1.先培养软件系统管理员。企业需要开展信息化管理,首先要在软件提供商的协助下培养自己的系统管理员,由熟悉整个软件系统的管理员来指导或培训企业内部的其他操作员。毕竟,软件提供商很难做到随时随地培训企业的每一个新操作员,况且企业的人员流动也日趋频繁。而且,从成本效益的角度出发,这也是不可取的。
2.理解自己的商品。进销存软件主要是管理库存和销售业务的,而其中主要的数据处理其实都是对商品的流动进行管理,因此,对商品的理解和定义直接关系到进销存软件是否适用,关系到软件的数据处理、查询统计的效率。
每个行业经营的商品都各有特点,这就需要确定各商品的惟一性,老的做法是给商品一个惟一的编码,之后就随便或无序地为商品命名,常常将商品的品名、规格等因素混在一起。科学的做法是根据商品学的原理,将区分商品的因素分为类别、品名、规格及计量单位。以五金行业为例:可以先将商品分为手用工具、电动工具等大类别,然后,在手用工具上分出“起子”,在“起子”下面分出“十字上海产10#”之类作为规格,单位为“把”。如此一来,即使商品数量过万,分出来的类别也不过十来种,分出来的品名也不过几百种,做到化繁为简。有的行业还要加上颜色(如服装业)、或者加上批号(例如药品和食品),通过电脑程序有序地选择输入。例如:先输入类别,然后在该类别下选品名,然后在该品名下选规格、单位。再也不用局限于用惟一编码作为主要的输入手段。
采用科学的商品管理方法最大的好处体现在下面两点:一是企业的员工很容易学会操作,不用记忆大量的商品及编码,这就可以避免企业对某些员工的依赖,减少培训的费用及周期;二是企业管理者可以自己操作软件、方便地查看自己想要的任何资料及统计数据(只须懂得中文输入而无须记忆繁多的商品编码)。
3.业务逻辑的确立。所谓业务逻辑,也就是企业基本的业务流程及处理方法。在使用软件进行管理之前,企业必须分析自己的业务逻辑,然后找出如何将软件用于业务逻辑的方法。有些企业看重销售,有的企业看重库存,而大多数的企业主更关心的是应收应付款,每个企业在自己的业务上都各有特色。期望有一套适合每个企业的软件,显然是不现实的,因此,企业在决定使用某个进销存软件前,一定要考察软件是否适合自己的业务逻辑、是否具备自己看重的功能,等等。试用是最基本的方法,另一个更好的方法是将自己的业务逻辑整理出来,然后向软件提供商咨询。有条件的,可以让软件提供商按照您公司的业务逻辑提出一个软件解决方案。
4.提高数据处理的效率。有些软件规定了操作者的操作流程,例如必须按照采购、入库、销售流程依次进行,必须先有库存才能填销售单等等,规范有余、效率不足。在一个小企业里,往往一个人做几个岗位的事,操作这类软件时,需要在功能里进进出出,步骤繁多。这时就需要选择既可规范、又能够灵活处理的进销存软件。
5.为每个操作员登记档案。操作进销存软件时,都会涉及到要输入操作员、经手人、送货人等信息,因此就要先将操作员及员工的基本档案输入数据库中。

二、物流要以仓库为中心

1.商品的流动性。商品从供应商那里流到您公司,然后又从您公司流到消费者手中,每个环节都涉及到商品的存放地——仓库。因此,数据处理时,每一条数据都需要注明该商品现在位于哪个仓库。在进行数据查询时,也需要明确要查哪个仓库的数据。
2.仓库、铺面与业务员。在整个物流处理过程中,仓库、商品、部门、业务员、代销商、分支机构等等,都可以看成为公司的一个仓库。当商品入库,就记在该仓库的账上,当商品从一个仓库调拨到另一个仓库,就减少一个仓库的库存而增加另一个仓库的库存。当业务员领取要推销的商品时,同样做转仓处理,当某个商店或业务员发生销售时,就在该商店或业务员名下登记销售。这种方法可以清晰地管理好商品的流动,方便地统计各个仓库、商品或业务员的商品库存及销售情况。
3.大仓库概念。通过把仓库、商店、业务员及分销商等同为仓库,就可以做到随时了解企业全部仓库的库存及商品流动的情况。某些软件甚至可以将某几个仓库的库存及销售放在一个表格里进行分析。
4.随时了解商品的流动过程。进销存软件大多提供进销存流水账,作用是记录每种商品的入库、出库、销售、退货等每个过程,通过查阅流水账,可以快速查出商品流通中的漏洞。

三、软件适应业务与业务适应软件

1.手工时代方法的优劣。大多数企业都是从手工操作开始的,总是根据各种客观问题来不断修正自己的操作方法,有时难免用到一些不规范的操作方法(例如只有出库没有入库,或者以销售代入库等)。虽然能解决一些问题,但会使问题积重难返,一段时期后,留给企业的是一盘难于理清楚的糊涂账。
因此,使用电脑管理后,首先需要改变的是尽量改掉不规范的手工习惯,接受以科学的流程处理业务和数据的方法,才可能借助电脑管理,最后呈给经营者一本清晰易查的账。
2.业务与软件规程的相互促进适应。一味地要求软件适应业务,软件就会沦为手工操作的工具,起不到促进企业管理规范化的功效。另一方面,如果过于强调让业务全盘适应软件,也存在问题:如果选用一个僵化的、流程过于复杂的管理软件,则使人变成了电脑的奴隶,这也是企业应用进销存软件需要注意的重点。
很多操作员常常会抱怨用了软件之后,工作更繁琐了。我们要辩证地看待这种抱怨:有些是规范化必须的,当然要求操作员不能偷懒,该输入的资料一定要输入;有些是使用的软件操作规程与企业的业务逻辑确实相去甚远,那就要考虑更换软件了。

四、价格体系的确定

1.平均进价。平均进价关系到经营毛利的分析和掌握,在手工时代,出于方便计算或管理,常用到先进先出、后进先出、简单加权平均等方法来核定商品的平均进价,这些方法都无法准确科学地计算商品的平均进价。而现代计算机的应用,使移动加权平均法得到了很好的应用,目前有些软件能提供多种方法供用户选择。
2.销售价格。目前大多数企业普遍使用价格折扣、价格议定,根据客户一次或多次购进商品的批量而制定价格或折扣等灵活的方式,不一而足。所以,就碰到软件是否适合企业的价格体系问题。进销存软件必须能迅速提供给操作员至少这样的服务:随时提供某个商品的标准售价、平均进价、早期的进价、最近的进价、卖给某个客户的最近价格或最近折扣、某个供应商最近一次的供货价格等等,而且这一切可以在操作员着手开一张送货单或者接受客户的电话咨询时能迅速地查询出来。
3.销售退货价格。由于在商品销售时已经实现了销售毛利,当发生销售退货,如何决定退货价格时,企业各有规定,但无论使用何种方案,企业自己必须清楚:如果按销售原价作为退货入库价格,将会影响该商品的平均进价,这相当于承认了该笔销售产生的毛利,而将这个已经不存在的毛利(因为已退货了)摊到还没有销售的商品中,在今后的销售中实现。如果按进价来作为退货价格,则虽然商品的平均进价没变,但会出现虚假的销售毛利(也是因为退货了)。

五、操作权限的规划

1.操作员的权限。为了规范化操作,企业在应用管理软件时,一般都需要对操作员的权限进行规划。进销存软件必须提供灵活有效的操作员权限管理机制,目前最优的方案是可以规划到每个操作员具体在每个功能里面可不可以输入数据、可不可以打印、可不可以修改。因此,操作员权限的规划关系到数据的安全与合理。
企业在熟悉了软件的各个功能的使用之后,就可以由超级用户来规划每个操作员的权限。
2.关于超级用户。所谓超级用户是指得到企业管理者充分信任,在软件系统里有最高操作权限的操作员。通常一个超级用户可以操作软件系统的一些较敏感的功能,例如数据初始化、给操作员分配权限、数据备份、数据导入导出等等。

六、在网络环境下协同作业

1.网络环境的规划。设有分公司、专卖店等分支机构的中大型公司,客观上有组建广域网的需求,以便提高管理的效率以及网络的效率。但目前组建广域网存在组建和运营费用高、许多分支机构所在地不具备组网条件等诸多因素,迫切需要软件企业为这类型企业提供容易施行和运营费用低廉的组网解决方案。
因此,企业在决定组建网络时,最好向有关的软件供应商咨询,以根据企业的实际情况确定一个较为可行的组网方案。
2.协同作业。在网络环境下,使用网络版的管理软件,多个操作员可以同时开单,管理者可以随时查看工作及销售进度。各用各的功能,数据共享,协同作业,是企业关心信息化的最高境界。

七、保护您的数据

1.别让数据暴露在无关的人面前。数据是企业最珍贵的资源之一,通过规划好操作员权限,可以避免无关人员调阅敏感的数据和统计结果,更可以避免公司数据被人恶意盗走或删除。
2.养成定时备份数据的习惯。企业必须建立专人定时备份数据的制度,才可以在硬件故障、电脑病毒破坏或其他因素造成数据损坏后,能迅速和最大限度地恢复数据。
目前,数据备份的方法主要有u盘备份、硬盘备份、可擦写光碟备份及磁带备份等方法,供企业选用。

 
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